Eventsoftware
für die Automobilindustrie
dgtl.ai liefert digitale Event-Infrastruktur für Automobilhersteller, Importeure und Handelspartner: Online-Registrierung, Event-Apps, Check-in-Systeme und Testfahrt-Management aus einer Plattform, von Fahrzeug-Launches und Partner Conventions über IAA- und Messeauftritte bis zu Händler-Roadshows, Probefahrten und exklusiven Driving Experiences an einzelnen oder hunderten Standorten gleichzeitig.
Warum Automotive-Events besondere Anforderungen an Software stellen
Events in der Automobilbranche unterscheiden sich von klassischem Eventmarketing durch ihre Komplexität: hohe Gästezahlen bei Messeauftritten, sicherheitsrelevante Prozesse bei Probefahrten, parallele Rollouts an vielen Standorten und strenge Anforderungen an Datenschutz und Fahrerlaubnisprüfung.
Diese Herausforderungen begegnen uns bei Projekten mit Automobilherstellern regelmäßig:
Klar getrennte Zielgruppen in einem Event: Händler und Importeure, Privat- und Geschäftskunden, Werksangehörige und interne Teams, VIPs und Presse benötigen jeweils eine eigene Einladungslogik und ein eigenes Kontingent.
Große, planbare Besucherströme bei Messen und Markteinführungen: ein belastbares Registrierungs- und Check-in-System muss auch bei hohem Andrang zuverlässig funktionieren.
Testfahrten mit rechtlichen Auflagen: Führerscheinprüfung, Einverständniserklärungen und Versicherungsnachweise müssen digital und rechtssicher erfasst werden, dazu die Vergabe und Überwachung der Testfahrt-Zeitfenster pro Fahrzeug.
Parallele Roadshows an mehreren Händlerstandorten: zentral gesteuertes Kernprogramm, ergänzt um lokale Programmpunkte der Händler wie VIP-Dinner oder individuelles Rahmenprogramm.
Hohe Markenansprüche: Registrierung, App und Vor-Ort-Erlebnis müssen das Corporate Design und die Premium-Positionierung des Herstellers konsequent widerspiegeln.
Fahrzeug- und Testflottenmanagement: jedes Fahrzeug wird eindeutig zugeordnet, Zustand und Schäden werden vor und nach der Fahrt dokumentiert, und die Verfügbarkeit ist bei parallel laufenden Touren in Echtzeit sichtbar.
Rollen und Rechte pro Markt: Handelspartner sehen ausschließlich ihre eigenen Teilnehmenden und Termine.
Datenschutz und Compliance: Nutzer-, Fahrer- und Führerscheindaten werden DSGVO-konform verarbeitet und auf Servern in Deutschland gehostet.
Bausteine für Automotive-Events:
von Registrierung bis Digital Signage
Alle Bausteine sind modular kombinierbar und über eine gemeinsame Datenbasis verbunden, vom ersten Registrierungsformular bis zur Auswertung nach dem Event.
Mehrsprachige Registrierung
Sie gestalten getrennte Registrierungsstrecken je Zielgruppe: Händler und Importeure, Privat- und Geschäftskunden, Werksangehörige und interne Teams, VIPs und Presse. Jede Strecke mehrsprachig, mit eigenen Pflichtfeldern von der Führerscheinklasse bis zur Hotelpräferenz, eigenem Freigabeprozess und eigenem Kontingent. Die Strecken lassen sich an Ihr CRM anbinden, auf Projektebene auch an ERP-Daten wie die Verfügbarkeit der Fahrzeuge.
Event-App für
iOS & Android
Sie kommunizieren gezielt vor Ort, mit Modellübersichten, personalisierter Agenda, Networking und Push-Nachrichten. Q&A, Live-Votings und Eventfeed binden Teilnehmende aktiv ein, Inhalte bleiben auch ohne Netz abrufbar. Bei internationalen Rollouts läuft die App mehrsprachig und parallel, inklusive wellenbasierter Agenda für rollierende Workshops pro Markt.
Wellenbasierte Einladungen
Sie steuern internationale Händler- und Markteinführungen mit gestaffeltem Marktkalender zentral, unabhängig von der Anzahl der Marktansprechpartner. Jeder Markt erhält seine eigene Einladungswelle mit eigenem Termin-Slot, eigener Sprache und eigener Teilnehmerliste.
Check-in-App mit Zutrittskontrolle
Sie checken Gäste schnell und zuverlässig ein, auch bei hohem Besucheraufkommen, und drucken Badges direkt vor Ort. Über Checkpoints steuert die App auch die Teilnahme an einzelnen Programmpunkten, etwa Test Drives, Workshops oder Side Events. Live-Besucherzahlen und Warteschlangenanzeige behalten Sie im Blick, und der Check-in läuft auch offline weiter.
Probefahrten und Driving Experiences
Ihre Gäste buchen ihre Testfahrt oder Driving Experience frei online. Vor Ort prüft Ihr Team Führerschein und Versicherungsnachweis, ordnet das passende Fahrzeug zu und behält alles in Echtzeit im Überblick, für einzelne Standorte ebenso wie für bundesweite Testfahrt-Touren. Kostenpflichtige Formate leiten nach der Buchung direkt zur Bezahlung weiter, kostenlose Probefahrten laufen ohne diesen Schritt.
Shuttle-Management
Sie steuern den Personentransport zwischen Parkflächen, Messehallen und Testfahrt-Strecken zentral, mit Live-Tracking und Kapazitätsplanung. Gäste buchen ihre Fahrt mobil, die Zuordnung berücksichtigt Fahrzeugtyp, Verfügbarkeit und Kapazität. Jede Fahrt bleibt für Orga-Team und Gäste in Echtzeit nachvollziehbar.
Digital Signage & Displays
Sie zeigen Konfigurator-Erlebnisse, Fahrzeugdaten und Live-Inhalte aus der Event-App auf Displays am Stand oder im Showroom. Agenda und Wegeleitung aktualisieren sich automatisch, Änderungen und Notfallmeldungen greifen sofort auf allen Displays. LED-Walls, Flatscreens, Tablets und Kiosk-Displays werden unterstützt.
Einsatzszenarien für Automotive-Events
Von der einzelnen Publikumsmesse bis zur mehrwöchigen Händler- und Markteinführung: Dieselbe Plattform trägt Formate unterschiedlicher Größe, Dauer und Sprachvielfalt.
Messeauftritte und Publikumsmessen
Registrierung, Terminbuchung, Check-in und App für tausende Fachbesucher und Endkunden
Testfahrten und Driving Experiences
Zentral gesteuerte Probefahrt-Software für mehrere Städte oder Händlerstandorte parallel, kostenlose Probefahrten und kostenpflichtige Fahrprogramme im selben Setup
Fahrzeug-Launches & Markteinführungen
Lokal individualisierbare Registrierung, Corporate Design des Herstellers
Internationale Back-to-Back-Events
Mehrwöchige Veranstaltungsreihen mit täglich wechselnden Märkten
Presse- und VIP-Veranstaltungen
Geschützte Anmeldestrecken mit individuellem Freigabeprozess
Händler- und Partnerkonferenzen
Gestaffelte Einladung pro Markt, geschlossener Teilnehmerkreis
Back-to-Back-Events:
dafür haben wir unsere Plattform gebaut
Händler- und Markteinführungen über mehrere Wochen, täglich wechselnde Marktgruppen, alle Marktsprachen parallel. Dieses Format setzen wir regelmäßig für internationale Fahrzeug- und Nutzfahrzeughersteller um, aus einer Plattform.
Die kritischen Anforderungen, und wie wir sie lösen
Standard-Registrierungssysteme sind auf diese Anforderungen nicht ausgelegt. Unsere Plattform ist genau dafür konzipiert.
Wellenbasiertes Einladungsmanagement
Eigene Teilnehmende pro Marktsprechpartner, im jeweils zugewiesenen Termin-Slot.
Marktsprechpartner erhalten eigene Zugänge mit eigener Teilnehmerliste und eigenem Kontingent. Freigaben, Nachrücker und Absagen laufen über einen zentralen Kalender, den das Projektteam jederzeit im Überblick hat. Die Zahl der Wellen ist nicht begrenzt.
Mehrsprachige Event-App
Registrierung, App und Systemkommunikation in allen Marktsprachen.
Läuft parallel in so vielen Sprachen, wie Märkte teilnehmen, ohne feste Obergrenze. Sprachen werden im Projekt angelegt, nicht pro Markt neu nachgebaut. Registrierungsstrecke, Event-App, Agenda und automatische Mails greifen auf dieselben Inhalte zu.
Parallele Roadshows
Zentrale Steuerung für mehrere Händlerstandorte, lokale Inhalte pro Standort.
Ein Setup, beliebig viele Standorte. Corporate Design, Freigabelogik und Programmgerüst kommen zentral, Termine, Fahrzeuge, Slots und Kapazitäten pflegt der Standort selbst. Reporting bleibt trotzdem konsolidiert.
Rollierende Agenda in Untergruppen
Workshop-Programme im mehrtägigen Rhythmus, für wechselnde Gruppen.
Agenda-Vorlagen pro Welle, automatische Zuordnung der Teilnehmenden zu Untergruppen, personalisierte Agenda in der Event-App. Programmänderungen gehen per Push gezielt an die betroffene Gruppe.
Betrieb über die gesamte Laufzeit
Wochenlanger Regelbetrieb mit Nachmeldungen, Walk-ins, Check-in und täglichem Reporting.
Wir betreiben die Plattform während der gesamten Eventreihe: Check-in vor Ort, Walk-ins und Nachmeldungen direkt am Veranstaltungstag erfassen und einem freien Slot zuordnen, Umbuchungen zwischen Gruppen, tägliche Auswertungen für Hersteller und Marktverantwortliche. Die Check-in-App arbeitet offlinefähig, sie erfasst Zutritte auch ohne Netz und synchronisiert sie mit dem Server, sobald die Verbindung wieder steht. In Messehallen, Werkshallen und auf Testgeländen ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Rechtssichere Fahrerlaubnisprüfung, Einverständniserklärungen und Versicherungsnachweise.
Pflichtdokumente entstehen digital im Anmeldeprozess und werden rechtssicher erzeugt, unterschrieben und dem jeweiligen Teilnehmer zugeordnet. Die Dokumente bleiben so lange verfügbar, wie ein berechtigtes Interesse besteht, danach greifen die vereinbarten Löschfristen. Datenhaltung und Verarbeitung folgen der DSGVO, gehostet auf Servern in Deutschland. Dazu kommen abgestufte Rollen und Rechte von der Administration bis zur einzelnen Standortsicht, was besonders bei sensiblen Gästelisten aus Vorstand, Politik oder Prominenz zählt.
Anbindung an bestehende Systeme
Teilnehmerdaten und Kennzahlen im CRM- und Analytics-Setup, das Marketing und Vertrieb bereits nutzen.
Registrierung und Event-App lassen sich an bestehende CRM- und ERP-Systeme anbinden, zum Beispiel Salesforce, sowie an Web-Analytics wie Adobe Analytics. Leads, Einwilligungen und Teilnahmestatus fließen zurück in die Systeme des Herstellers, statt in Excel-Listen pro Markt zu enden.
Aus einem Projekt
Internationale Verkäuferschulung zur Markteinführung eines Nutzfahrzeugmodells
Die Aufgabe
Einführung eines neuen Modells in 31 Märkten und 7 Sprachen. Sechs Wochen Veranstaltungsbetrieb, über 20 Wellen mit täglich wechselnden Marktgruppen, vier Rollen in einem System, klar begrenztes Budget.
Die Umsetzung
Registrierung, Einladungssteuerung und Check-in liefen auf einer Plattform, dazu eine Event-App entlang der gesamten User Journey: Vorbereitung und Agenda im Vorfeld, Orientierung und Live-Informationen vor Ort, Nachbereitung und Feedback im Anschluss. Das Programm verband Produktmodule mit fahrdynamischen Anteilen auf der Rennstrecke. Prozesse, Vorlagen und Freigabewege wurden konsequent vereinheitlicht, statt sie pro Markt einzeln zu erstellen.
Das Ergebnis
96 % App-Adoption bei den Teilnehmenden, Registrierung und Event-App in 7 Sprachen, ein durchgetakteter Rollout ohne Leerlauf zwischen den Terminen. Umgesetzt für weniger als die Hälfte vergleichbarer Budgets, ohne Abstriche beim Serviceniveau.
31
Märkte in 7 Sprachen, aus einem Rollout gesteuert
6
Wochen Veranstaltungsbetrieb, ohne Leerlauf zwischen den Terminen
20+
Wellen mit täglich wechselnden Teilnehmergruppen
96 %
App-Adoption bei den Teilnehmenden
Kennzahlen aus einer internationalen Verkäuferschulung zur Markteinführung, die wir umgesetzt haben. Der Kundenname ist nicht freigegeben.
Los geht's.
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