Event-Registrierung erfolgreich umsetzen:
Diese Infos brauchen wir für Ihr perfektes Angebot

Ob öffentliches Event, exklusiver Executive Roundtable oder Invite-only Produktlaunch:Der Erfolg Ihrer Event-Registrierung hängt davon ab, wie gut wir Ihre Anforderungen im Vorfeld verstehen.Nur so können wir Ihnen eine Lösung entwickeln, die pragmatisch, skalierbar und zukunftssicher ist – und Ihre Teilnehmerinnen begeistert.Damit Sie genau wissen, welche Informationen uns helfen, haben wir hier unsere Checkliste für ein belastbares Projekt-Setup zusammengestellt.

1. Basisdaten: Was, wann, wie viele?

• Event-Art
• Öffentlich, mit Zugang über Eventkalender
• Invite-only mit personalisierten Links
• Code-geschützt mit VIP-Kontingenten
• Event-URL
• Individuelle URL (z. B. event.ihrunternehmen.com)
• Integration in bestehende Landingpage-Strukturen
• Go-Live-Datum der Registrierung
• Ab wann sollen Teilnehmer*innen sich anmelden können?
• Dauer des Buchungszeitraums
• Event-Datum
• Start-/Endzeit, mehrtägig oder mit Pre-/Aftershow
• Sprachen
• In welchen Sprachen sollen Registrierung & Kommunikation verfügbar sein?

2. Kommunikation: E-Mails & Timing

• Benötigte E-Mail-Typen: Einladungen, Bestätigungen, Absagen, Agenda-Updates, Tickets, Reminder
• Reminder-Strategie: Anzahl, Häufigkeit & Trigger (z. B. ungelesene Einladung)
• Absenderadresse: Eigene Domain oder dedizierte Event-Adresse

3. Ressourcen & Inventar

• Begrenzte Plätze oder Ressourcen (Workshops, Testfahrten, Räume)
• Wartelisten & Priorisierungen (VIP, Presse)

4. Berechtigungen & Teilnehmer*innen-Gruppen

• Gruppenlogik (Speaker, Gäste, Partner*innen)
• Unterschiedliche Sichtbarkeiten oder Zugänge
• Approval-Prozesse vor Freischaltung

5. Vor Ort: Check-in & Zugang

• Mobile Check-ins via QR-Code durch Hostessen
• Self Check-in Stationen
• Namensschilder: Live-Druck oder vorproduziert
• Zutrittskontrollen & Sicherheitszonen

6. Optionale, aber wertvolle Zusatzinfos

• Integration: CRM, Salesforce, HubSpot, MS Dynamics, Marketing Automation?
• KPIs: Welche KPIs sind für Sie entscheidend? (z. B. Registrierungsquote, No-Show-Rate)
• Zahlungsabwicklung: Ist das Event kostenpflichtig? Brauchen Sie Zahlungsprovider (Mollie, Stripe etc.)?
• Zertifikate: Automatischer Versand nach Event
• Datenschutz: DSGVO- und AGB-Zustimmungen, Haftungsausschlüsse, Nutzungsrechten für Foto/Video

Fazit

Je genauer wir Ihre Anforderungen kennen, desto besser können wir eine maßgeschneiderte Event-Registrierung entwickeln, die Ihre Gäste begeistert und interne Prozesse erleichtert.

Und falls noch nicht alles klar ist: Wir beraten Sie gerne – bei uns gibt’s immer frischen Kaffee.