Salzburg Summit 2026 –
Gästemanagement für exklusive Events
Skalierbare Event-Software für Registrierungen mit VIP-Handling
Salzburg Summit 2026,
veranstaltet von der Industriellenvereinigung (IV)
Partner:
Global Event Technologies GmbH (GET)
Die Aufgabe
dgtl.ai betreut die Registrierung des Salzburg Summit für die Industriellenvereinigung (IV) bereits seit 2025 – zunächst erfolgreich auf der bisherigen Registrierungsplattform. Der Salzburg Summit ist eine geschlossene, hochkarätige Veranstaltung mit internationalem Politik- und Wirtschaftsfokus: Für die Ausgabe 2026 wurden rund 1.300 Gäste exklusiv eingeladen und vorab in drei Teilnahmegruppen eingeteilt – Konferenz, Konferenz und Get Together sowie Konferenz, Get Together und Welcome Gala Dinner.
Aus den Lessons Learned der Ausgabe 2025 sollte dgtl.ai für 2026 eine neue Registrierungsplattform aufbauen, die prozessuale Verbesserungen ermöglicht – von schlankeren Buchungsabläufen bis zu einer schnellen Erweiterbarkeit der Registrierungsstrecke während der laufenden Anmeldephase.
Quelle: LinkedIn / Salzburg Summit
Der Ansatz
Klare Kontingentsteuerung mit Wartelisten-Logik
dgtl.ai konzipierte einen mehrstufigen Registrierungs-Wizard, der jeden Gast automatisch entsprechend seiner Einladungsgruppe durch die passenden Buchungsschritte führt. Alle Buchungsoptionen waren kontingentiert und wurden first-come-first-serve vergeben.
Aus Gästesicht gliederte sich die Registrierung in vier Schritte. Schritt 1 erfasste die persönlichen Daten inklusive eines optionalen CC-Kontakts. Schritt 2 zeigte die Buchungsoptionen – Summit-Ticket, Get Together und Gala Dinner – jeweils nur in dem Umfang, der für die Gruppe des Gastes zutraf: Je nach Gruppenzuordnung standen so mehr oder weniger Optionen zur Auswahl. Alle Gruppen, die das Get Together buchen konnten, wählten dabei zwischen zwei Locations und konnten sich bei einer ausgebuchten Location auf eine Warteliste setzen lassen. Schritt 3 informierte über die verfügbaren Abrufkontingente für die Hotelbuchung, Schritt 4 ermöglichte optionale Zusatzangaben vor Abschluss der Registrierung.
Kurz vor Beginn der Veranstaltung erweiterte dgtl.ai die Strecke um die Buchung von acht Deep-Dive-Sessions. Bereits registrierte Gäste erhielten dafür eine E-Mail mit Zugang zu einem separaten, einstufigen Wizard – inklusive Wartelistenoption bei ausgebuchten Deep Dives. Gäste, die erst zu diesem Zeitpunkt auf die ursprüngliche Einladung oder Reminder-Mails reagierten, wurden direkt auf die Hauptstrecke geroutet, die um einen zusätzlichen Deep-Dive-Buchungsschritt ergänzt wurde.
Für die Gäste des Sponsors Raiffeisenbank ergänzte dgtl.ai vier eigenständige Registrierungsstrecken auf Basis derselben Plattformlogik. Für den Check-in vor Ort stellte dgtl.ai zusätzlich eine API-Anbindung an die Check-in-Lösung von GET bereit.
Umsetzung
im Überblick
Digitale Event-Software & Gruppenkontingente
Gruppengesteuerter Registrierungs-Wizard
Ein vierstufiger Wizard führt Gäste je nach Einladungsgruppe automatisch zur passenden Buchungsoption – von der reinen Konferenzteilnahme bis zum Welcome Gala Dinner.
Kontingent- und Wartelistenmanagement
Alle Buchungsoptionen, die Get-Together-Locations und später die Deep Dives waren kontingentiert und liefen first-come-first-serve; bei ausgeschöpftem Kontingent konnten sich Gäste direkt auf eine Warteliste setzen.
Nachträgliche Deep-Dive-Strecke
Ein separater, einstufiger Wizard erlaubte bereits registrierten Gästen die Buchung von acht Deep-Dive-Sessions per E-Mail-Link; neu reagierende Gäste wurden auf eine um diesen Schritt erweiterte Hauptstrecke geroutet.
Zusatzstrecken für die Raiffeisenbank
Für die Gäste des Sponsors Raiffeisenbank stehen vier eigenständige Registrierungsstrecken auf Basis derselben Plattformlogik bereit.
Hotelkontingent-Information im Wizard
Ein eigener Schritt informiert Gäste direkt im Registrierungsprozess über die verfügbaren Abrufkontingente für ihre Hotelbuchung.
Check-in-Integration über GET
Eine von dgtl.ai bereitgestellte API bindet die Registrierungsdaten an die Check-in-Lösung von GET an, sodass der Check-in vor Ort auf die Registrierungsdaten zugreifen kann.
Rollenbasierter Backend-Zugriff
Eine Event-Manager-Rolle im Backend bietet reinen Lesezugriff auf Status und Exporte von Gästen und Buchungen; das TNM-Team kann zusätzlich eigenständig Umbuchungen von der Warteliste auf Gala Dinner, Get Togethers oder Deep Dives vornehmen und dabei die im Frontend gültigen Kontingente nach eigenem Ermessen überbuchen, sofern vor Ort zusätzliche Plätze geschaffen werden können.
Das Event auf einen Blick –
Zahlen & Erfolgsfaktoren des Salzburg Summit
Für den Salzburg Summit 2026 lud die Industriellenvereinigung rund 1.300 Gäste über die von dgtl.ai gebaute Registrierungsplattform ein, von denen bislang rund 650 zugesagt haben. Bereits einen Tag nach Freischaltung der Deep-Dive-Buchung waren 5 der 8 angebotenen Sessions beim Salzburg Summit 2026 vollständig ausgebucht, bei insgesamt nur noch 38 freien Plätzen in den verbleibenden Sessions.
Das Ergebnis
Eingeladene Gäste
1.300
Zusagen
780
Deep Dives
8
mit je 40 / 50 Plätzen
Bereits ausgebuchte Deep Dives einen Tag nach Freischaltung
5 von 8
Quelle: LinkedIn / Salzburg Summit
Mehrwert
für die Industriellenvereinigung (IV)
Effiziente Prozesse & maximale Datenschutz-Sicherheit
Schnellere Reservierungslogik
Die neue Plattform steuert Buchungsoptionen und Kontingente gegenüber der 2025 genutzten Plattform spürbar zuverlässiger.
Schlankere Zusatzbuchungen
Für nachträglich gelaunchte Buchungen wie die Deep-Dive-Sessions genügt ein separater, einstufiger Wizard – deutlich weniger Klicks für die Gäste als über die vollständige Hauptstrecke.
Kurzfristige Erweiterbarkeit
Die Deep-Dive-Strecke ließ sich kurz vor der Veranstaltung ergänzen, ohne die laufende Hauptregistrierung für rund 1.300 Gäste zu unterbrechen.
Differenzierte Steuerung nach Gästegruppen
Drei Teilnahmegruppen und vier zusätzliche Raiffeisenbank-Strecken lassen sich über dieselbe Plattformlogik parallel abbilden.
Nahtloser Check-in
Über die API-Anbindung an GET greift der Check-in vor Ort direkt auf die Registrierungsdaten zu.
Rollenbasierte Backend-Steuerung
Anders als 2025 stehen im Backend jetzt zwei klar getrennte Rollen zur Verfügung: Event-Manager:innen sehen Status und Exporte, ohne Daten ändern zu können, während das TNM-Team eigenständig Umbuchungen von der Warteliste vornehmen und Kontingente vor Ort nach eigenem Ermessen überbuchen kann.
Warum dieses Modell funktioniert
Gruppenspezifische Steuerung + Kontingent-Logik mit Warteliste +
kurzfristige Erweiterbarkeit =
eine Registrierungsplattform, die auch späte Änderungen reibungslos abbildet
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Stand: 13. August 2026
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