Event software
for the automotive industry
dgtl.ai supplies the digital event infrastructure for vehicle manufacturers, importers and retail partners: online registration, event apps, check-in systems and test drive management from one platform. It runs everything from vehicle launches and partner conventions through IAA and trade fair appearances to dealer roadshows, test drives and exclusive driving experiences, at a single location or at hundreds at the same time.
Why automotive events place
particular demands on software
Events in the automotive sector are more complex than conventional event marketing: high guest numbers at trade fairs, safety-critical processes around test drives, parallel rollouts across many locations, and strict requirements for data protection and driving licence checks.
These are the challenges we meet again and again in projects with vehicle manufacturers:
Clearly separated audiences at one event: dealers and importers, private and business customers, factory staff and internal teams, VIPs and press each need their own invitation logic and their own quota.
Large, predictable visitor flows at trade fairs and market launches: registration and check-in have to hold up reliably even when everyone arrives at once.
Test drives with legal obligations: driving licence checks, consent forms and proof of insurance have to be captured digitally and in a legally compliant way, along with the allocation and monitoring of test drive time slots for each vehicle.
Parallel roadshows across several dealer locations: a centrally controlled core programme, extended by local additions from the dealers such as VIP dinners or their own supporting programme.
High brand standards: registration, app and the on-site experience all have to reflect the manufacturer's corporate design and premium positioning.
Vehicle and test fleet management: every vehicle is assigned individually, its condition and any damage are documented before and after each drive, and availability stays visible in real time across parallel tours.
Roles and permissions per market: retail partners see only their own participants and dates.
Data protection and compliance: user, driver and licence data are processed in line with the GDPR and hosted on servers in Germany.
Building blocks for automotive events:
from registration to digital signage
All building blocks can be combined as needed and share one set of data, from the first registration form through to the analysis after the event.
Multilingual registration
You build a separate registration journey for each audience: dealers and importers, private and business customers, factory staff and internal teams, VIPs and press. Every journey is multilingual, with its own mandatory fields from licence category to hotel preference, its own approval process and its own quota. The journeys can be connected to your CRM, and at project level to ERP data such as vehicle availability.
Event-App für
iOS & Android
Sie kommunizieren gezielt vor Ort, mit Modellübersichten, personalisierter Agenda, Networking und Push-Nachrichten. Q&A, Live-Votings und Eventfeed binden Teilnehmende aktiv ein, Inhalte bleiben auch ohne Netz abrufbar. Bei internationalen Rollouts läuft die App mehrsprachig und parallel, inklusive wellenbasierter Agenda für rollierende Workshops pro Markt.
Wellenbasierte Einladungen
Sie steuern internationale Händler- und Markteinführungen mit gestaffeltem Marktkalender zentral, unabhängig von der Anzahl der Marktansprechpartner. Jeder Markt erhält seine eigene Einladungswelle mit eigenem Termin-Slot, eigener Sprache und eigener Teilnehmerliste.
Check-in-App mit Zutrittskontrolle
Sie checken Gäste schnell und zuverlässig ein, auch bei hohem Besucheraufkommen, und drucken Badges direkt vor Ort. Über Checkpoints steuert die App auch die Teilnahme an einzelnen Programmpunkten, etwa Test Drives, Workshops oder Side Events. Live-Besucherzahlen und Warteschlangenanzeige behalten Sie im Blick, und der Check-in läuft auch offline weiter.
Probefahrten und Driving Experiences
Ihre Gäste buchen ihre Testfahrt oder Driving Experience frei online. Vor Ort prüft Ihr Team Führerschein und Versicherungsnachweis, ordnet das passende Fahrzeug zu und behält alles in Echtzeit im Überblick, für einzelne Standorte ebenso wie für bundesweite Testfahrt-Touren. Kostenpflichtige Formate leiten nach der Buchung direkt zur Bezahlung weiter, kostenlose Probefahrten laufen ohne diesen Schritt.
Shuttle-Management
Sie steuern den Personentransport zwischen Parkflächen, Messehallen und Testfahrt-Strecken zentral, mit Live-Tracking und Kapazitätsplanung. Gäste buchen ihre Fahrt mobil, die Zuordnung berücksichtigt Fahrzeugtyp, Verfügbarkeit und Kapazität. Jede Fahrt bleibt für Orga-Team und Gäste in Echtzeit nachvollziehbar.
Digital Signage & Displays
Sie zeigen Konfigurator-Erlebnisse, Fahrzeugdaten und Live-Inhalte aus der Event-App auf Displays am Stand oder im Showroom. Agenda und Wegeleitung aktualisieren sich automatisch, Änderungen und Notfallmeldungen greifen sofort auf allen Displays. LED-Walls, Flatscreens, Tablets und Kiosk-Displays werden unterstützt.
Einsatzszenarien für Automotive-Events
Von der einzelnen Publikumsmesse bis zur mehrwöchigen Händler- und Markteinführung: Dieselbe Plattform trägt Formate unterschiedlicher Größe, Dauer und Sprachvielfalt.
Messeauftritte und Publikumsmessen
Registrierung, Terminbuchung, Check-in und App für tausende Fachbesucher und Endkunden
Testfahrten und Driving Experiences
Zentral gesteuerte Probefahrt-Software für mehrere Städte oder Händlerstandorte parallel, kostenlose Probefahrten und kostenpflichtige Fahrprogramme im selben Setup
Fahrzeug-Launches & Markteinführungen
Lokal individualisierbare Registrierung, Corporate Design des Herstellers
Internationale Back-to-Back-Events
Mehrwöchige Veranstaltungsreihen mit täglich wechselnden Märkten
Presse- und VIP-Veranstaltungen
Geschützte Anmeldestrecken mit individuellem Freigabeprozess
Händler- und Partnerkonferenzen
Gestaffelte Einladung pro Markt, geschlossener Teilnehmerkreis
Back-to-Back-Events:
dafür haben wir unsere Plattform gebaut
Händler- und Markteinführungen über mehrere Wochen, täglich wechselnde Marktgruppen, alle Marktsprachen parallel. Dieses Format setzen wir regelmäßig für internationale Fahrzeug- und Nutzfahrzeughersteller um, aus einer Plattform.
Die kritischen Anforderungen, und wie wir sie lösen
Standard-Registrierungssysteme sind auf diese Anforderungen nicht ausgelegt. Unsere Plattform ist genau dafür konzipiert.
Wellenbasiertes Einladungsmanagement
Eigene Teilnehmende pro Marktsprechpartner, im jeweils zugewiesenen Termin-Slot.
Marktsprechpartner erhalten eigene Zugänge mit eigener Teilnehmerliste und eigenem Kontingent. Freigaben, Nachrücker und Absagen laufen über einen zentralen Kalender, den das Projektteam jederzeit im Überblick hat. Die Zahl der Wellen ist nicht begrenzt.
Mehrsprachige Event-App
Registrierung, App und Systemkommunikation in allen Marktsprachen.
Läuft parallel in so vielen Sprachen, wie Märkte teilnehmen, ohne feste Obergrenze. Sprachen werden im Projekt angelegt, nicht pro Markt neu nachgebaut. Registrierungsstrecke, Event-App, Agenda und automatische Mails greifen auf dieselben Inhalte zu.
Parallele Roadshows
Zentrale Steuerung für mehrere Händlerstandorte, lokale Inhalte pro Standort.
Ein Setup, beliebig viele Standorte. Corporate Design, Freigabelogik und Programmgerüst kommen zentral, Termine, Fahrzeuge, Slots und Kapazitäten pflegt der Standort selbst. Reporting bleibt trotzdem konsolidiert.
Rollierende Agenda in Untergruppen
Workshop-Programme im mehrtägigen Rhythmus, für wechselnde Gruppen.
Agenda-Vorlagen pro Welle, automatische Zuordnung der Teilnehmenden zu Untergruppen, personalisierte Agenda in der Event-App. Programmänderungen gehen per Push gezielt an die betroffene Gruppe.
Betrieb über die gesamte Laufzeit
Wochenlanger Regelbetrieb mit Nachmeldungen, Walk-ins, Check-in und täglichem Reporting.
Wir betreiben die Plattform während der gesamten Eventreihe: Check-in vor Ort, Walk-ins und Nachmeldungen direkt am Veranstaltungstag erfassen und einem freien Slot zuordnen, Umbuchungen zwischen Gruppen, tägliche Auswertungen für Hersteller und Marktverantwortliche. Die Check-in-App arbeitet offlinefähig, sie erfasst Zutritte auch ohne Netz und synchronisiert sie mit dem Server, sobald die Verbindung wieder steht. In Messehallen, Werkshallen und auf Testgeländen ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Rechtssichere Fahrerlaubnisprüfung, Einverständniserklärungen und Versicherungsnachweise.
Pflichtdokumente entstehen digital im Anmeldeprozess und werden rechtssicher erzeugt, unterschrieben und dem jeweiligen Teilnehmer zugeordnet. Die Dokumente bleiben so lange verfügbar, wie ein berechtigtes Interesse besteht, danach greifen die vereinbarten Löschfristen. Datenhaltung und Verarbeitung folgen der DSGVO, gehostet auf Servern in Deutschland. Dazu kommen abgestufte Rollen und Rechte von der Administration bis zur einzelnen Standortsicht, was besonders bei sensiblen Gästelisten aus Vorstand, Politik oder Prominenz zählt.
Anbindung an bestehende Systeme
Teilnehmerdaten und Kennzahlen im CRM- und Analytics-Setup, das Marketing und Vertrieb bereits nutzen.
Registrierung und Event-App lassen sich an bestehende CRM- und ERP-Systeme anbinden, zum Beispiel Salesforce, sowie an Web-Analytics wie Adobe Analytics. Leads, Einwilligungen und Teilnahmestatus fließen zurück in die Systeme des Herstellers, statt in Excel-Listen pro Markt zu enden.
Aus einem Projekt
Internationale Verkäuferschulung zur Markteinführung eines Nutzfahrzeugmodells
Die Aufgabe
Einführung eines neuen Modells in 31 Märkten und 7 Sprachen. Sechs Wochen Veranstaltungsbetrieb, über 20 Wellen mit täglich wechselnden Marktgruppen, vier Rollen in einem System, klar begrenztes Budget.
Die Umsetzung
Registrierung, Einladungssteuerung und Check-in liefen auf einer Plattform, dazu eine Event-App entlang der gesamten User Journey: Vorbereitung und Agenda im Vorfeld, Orientierung und Live-Informationen vor Ort, Nachbereitung und Feedback im Anschluss. Das Programm verband Produktmodule mit fahrdynamischen Anteilen auf der Rennstrecke. Prozesse, Vorlagen und Freigabewege wurden konsequent vereinheitlicht, statt sie pro Markt einzeln zu erstellen.
Das Ergebnis
96 % App-Adoption bei den Teilnehmenden, Registrierung und Event-App in 7 Sprachen, ein durchgetakteter Rollout ohne Leerlauf zwischen den Terminen. Umgesetzt für weniger als die Hälfte vergleichbarer Budgets, ohne Abstriche beim Serviceniveau.
31
Märkte in 7 Sprachen, aus einem Rollout gesteuert
6
Wochen Veranstaltungsbetrieb, ohne Leerlauf zwischen den Terminen
20+
Wellen mit täglich wechselnden Teilnehmergruppen
96 %
App-Adoption bei den Teilnehmenden
Kennzahlen aus einer internationalen Verkäuferschulung zur Markteinführung, die wir umgesetzt haben. Der Kundenname ist nicht freigegeben.
Los geht's.
Sie planen einen Messeauftritt, eine Driving Experience oder ein Händler-Event?
Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen.
